TYPO3 (Teil 28): Workflows

Was es mit Workspaces auf sich hat, wurde gezeigt. In diesem Tutorial geht es nun um die Workflows. Auch hier stellt sich anfangs natürlich zunächst eine Frage: Was versteht man eigentlich in TYPO3 unter einem Workflow? Bei einem Workflow handelt es sich um einen definierten Arbeitsablauf. In einem solchen Arbeitsablauf werden den Benutzern vor einer Veröffentlichung von Inhalten entsprechende Rollen zugewiesen. Dank der Workflows lassen sich die Inhalte der Webseite also quasi über ein Mehrbenutzer-Stufensystem veröffentlichen.

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Um es vorwegzunehmen: Um Workflows nutzen zu können, muss ein Workspace vorhanden sein. Zudem muss es natürlich Benutzer mit unterschiedlichen Rechten geben. In einem Workflow könnte es dann zunächst einen Benutzer geben, der Inhalte erstellt. Das sind in der Regel alle Mitglieder eines Workspaces. In der nächsten Stufe befinden sich dann oft die Korrekturleser, die Inhalte überprüfen und ggf. korrigieren. Veröffentlichen dürfen diese die eigentlichen Inhalte normalerweise nicht. Diese Aufgabe kommt oft den Eigentümern des Workspace zu. So ähnlich sieht also ein typischer Workflow in einer TYPO3-Umgebung aus.

Voraussetzung für die Arbeit mit dem Workflow sind also zunächst einmal die betreffenden Benutzergruppen und Benutzer. Üblicherweise sind die Berechtigungen der beiden Gruppen Ersteller und Korrekturleser identisch. Die entsprechenden Einstellungen dazu können in den Benutzereinstellungen im Register Freigaben und Arbeitsumgebungen vorgenommen werden. Lest in diesem Zusammenhang auch die Beschreibungen zu den Benutzerrechten in dieser TYPO3-Tutorial-Reihe.

Legt euch anschließend einen Workspace an und stellt dort im Register Benutzer die entsprechenden Mitglieder ein.

 

Nachdem der Workspace erstellt wurde, kann damit gearbeitet werden. Öffnet den entsprechenden Workspace. Ihr seht darin ab sofort immer die vorgenommenen Änderungen. (Ausführliche Informationen dazu findet ihr übrigens auch in den Workspace-Tutorials hier auf PSD-Tutorials.de).

Wenn ihr mit dem Mauszeiger innerhalb des Workspace auf einen Eintrag zeigt, werden verschiedene Symbole angezeigt.

 

Welche das letztendlich sind, hängt natürlich von den jeweiligen Berechtigungen ab. Ich stelle hier alle Symbole vor, die euch in diesem Zusammenhang begegnen können. Zunächst wäre da Live- und Arbeitsumgebungsversion austauschen.

Klickt man dieses Symbol an, werden die beiden Versionen des Datensatzes ausgetauscht. Die Version aus dem Live-Workspace wird in die Entwurfsarbeitsumgebung eingefügt und umgekehrt.

Weiter geht es mit dem Auge. Darüber kann man sich die Vorschau des Elements anzeigen lassen. Das geschieht in einem neuen Browserfenster bzw. in einer Registerkarte.

 

Über das Stiftsymbol gelangt ihr direkt in die Bearbeitungsmaske des betreffenden Elements.

 

Wird das Symbol Seitenversion veröffentlichen angeklickt, öffnet sich die betreffende Seite inklusive aller darin befindlichen Elemente.

Und über den Papierkorb kann das Element vollständig aus dem Workspace gelöscht werden.

Über das Auswahlfeld im unteren Seitenbereich können die Datensätze bzw. Änderungen an die nächste Stufe im Workflow geschickt werden. Aktiviert dazu die Kontrollkästchen vor den entsprechenden Änderungen und wählt die Stufe aus.

Sobald das erledigt wurde, öffnet sich ein Dialogfenster, über das man zunächst einmal bestimmen kann, an wen eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt werden soll. Die E-Mails selbst werden aus TYPO3 heraus direkt an die Benutzer verschickt. Wurde für die Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse in den Benutzereinstellungen hinterlegt, müssen diese nicht mal am TYPO3-Backend angemeldet sein, um über die Änderungen informiert zu werden.

Mit OK werden die Einstellungen übernommen. Anschließend ist in der Spalte Aktuelle Stufe zu erkennen, in welcher Stufe sich der Datensatz nun befindet.

 

Die letzte Stufe vor der eigentlichen Freischaltung der Inhalte ist Bereit zum Veröffentlichen. Bekommt eine berechtigte Person eine Nachricht mit diesem Status, können zwei Dinge getan werden:

• Man veröffentlicht den Inhalt tatsächlich.
• Man schickt den Inhalt an die vorherige Stufe zurück.

Angenommen, ihr bekommt eine E-Mail mit der Bitte, einen Inhalt zu veröffentlichen. Nachdem ihr euch die Inhalte angesehen habt, stellt ihr aber fest, dass diese noch nicht im gewünschten Zustand sind. In diesem Fall könnt ihr den Inhalt tatsächlich an die vorherige Stufe zurückschicken. Zeigt dazu im Workspace mit dem Mauszeiger auf den Eintrag des betreffenden Inhalts und klickt auf das Symbol Datensatz an vorherige Stufe senden.

 

Daraufhin öffnet sich wieder das bekannte Dialogfenster, über das sich eine E-Mail an die betreffenden Redakteure schicken lässt. Seid ihr mit den vorgenommenen Änderungen hingegen zufrieden, könnt ihr die Inhalte direkt veröffentlichen. Markiert dazu das Kontrollkästchen vor dem Datensatz und wählt aus dem unteren Auswahlfeld den Eintrag LIVE veröffentlichen. Auch jetzt kann wieder eine E-Mail verschickt werden.

Auf diese Weise könnt ihr also Inhalte entweder freischalten oder aber zu einer anderen Stufe schicken.

Achtet bei der Arbeit mit dem Workspace und Workflows vor allem auch auf die unterschiedliche Farbgestaltung. So werden beispielsweise solche Datensätze, die bearbeitet wurden, in Orange angezeigt. Gelöschte Datensätze erkennt man hingegen daran, dass diese durchgestrichen dargestellt werden. Eine Legende der von TYPO3 verwendeten Farben findet ihr im unteren Bereich des Workspace-Fensters.

 

Auf diese Weise könnt ihr euch also ganz detailliert über Änderungen informieren. Die Farbwahl ist dabei durchaus übersichtlich gehalten, sodass man schnell erkennen kann, wo es mögliche Änderungen im Workspace gegeben hat.

Fazit

Ihr kennt nun Workspaces und wisst, wie sich diese im Zusammenhang mit Workflows nutzen lassen. Workflows sollten immer dann genutzt werden, wenn mehrere Benutzer, die unterschiedliche Rechte haben, an einem System arbeiten. In solchen Fällen hilft ein Stufensystem tatsächlich dabei, den Überblick über die Veröffentlichung von Inhalten zu bewahren.

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