TYPO3 (Teil 26): Der Workspace (1)

Die Workspaces bereiten erfahrungsgemäß vor allem TYPO3-Einsteigern oftmals Kopfzerbrechen oder werden gleich außen vor gelassen, also nicht genutzt. Dabei ist das Prinzip dieser Arbeitsumgebungen so einfach wie genial. Denn innerhalb eines Workspaces könnt ihr völlig unabhängig von der eigentlichen Live-Version der Webseite an euren Seiteninhalten und Seiten experimentieren. Somit könnt ihr also Dinge im Backend ausprobieren, von denen die Besucher im Frontend nichts mitbekommen.

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Zum Verständnis des Workspace-Prinzips ist es wichtig zu verstehen, dass in TYPO3 zwischen zwei Dingen unterschieden wird. Es gibt eine Live-Arbeitsumgebung und eine Entwurfsarbeitsumgebung. Somit könnt ihr also selbst entscheiden, ob die Änderungen direkt im Frontend sichtbar sein sollen oder nicht. Änderungen, die man in der Entwurfsarbeitsumgebung vornimmt, sind nicht im Frontend zu sehen. Anders verhält es sich bei Einstellungen in der Live-Arbeitsumgebung. Diese werden immer auch in die Entwurfsarbeitsumgebung übernommen.

Standardmäßig gibt es in TYPO3 zunächst einmal ausschließlich die Live-Arbeitsumgebung. Um eine Entwurfsarbeitsumgebung nutzen zu können, muss man diese zunächst anlegen. Das geht – die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt – ganz einfach. Ruft dazu Liste auf und wählt anschließend die oberste Ebene im Seitenbaum.

 

Anschließend kann in der Detailansicht Neuen Datensatz erstellen aufgerufen werden. In der Detailansicht wählt man Systemdatensätze>Arbeitsumgebung.

 

Wie ihr das von TYPO3 gewohnt seid, öffnet sich ein Dialogfenster mit mehreren Registerkarten und zahlreichen Optionen, von denen die wichtigsten kurz betrachtet werden sollen.

Grundlegende Einstellungen nimmt man im Register Allgemein vor.

Gebt hier einen Titel und die Beschreibung an. Beides ist dann beispielsweise in der Workspace-Verwaltung zu sehen.

Im Register Benutzer legt man zunächst einmal den Besitzer der Arbeitsumgebung fest. Dieser Besitzer kann dann beispielsweise bestimmen, welche Redakteure an dieser Umgebung arbeiten. Zudem sind es letztendlich die Besitzer, die Inhalte tatsächlich veröffentlichen können.

Im Bereich Mitglieder kann man bestimmen, wer alles auf die Arbeitsumgebung zugreifen darf. Dabei kann es sich um einzelne Benutzer, aber auch um ganze Benutzergruppen handeln. Mitglieder dürfen Inhalte zwar bearbeiten, diese allerdings nicht veröffentlichen.

 

Weiter geht es mit den Optionen im Register Benachrichtigungseinstellungen. Zunächst einmal wäre da das etwas sperrig klingende Auswahlfeld E-Mail-Benachrichtigung bei Phrasenänderung.

Dieses Feld ist äußerst wichtig. Denn hierüber kann man letztendlich festlegen, wie man über eine Änderung an einem Inhaltselement informiert wird. So kann man andere Benutzer der Arbeitsumgebung beispielsweise automatisch eine E-Mail zuschicken lassen, wenn sich der Status eines Elements von Bearbeiten auf Begutachten geändert hat.

Aktiviert man die Option Nur Benutzer der nächsten Stufe benachrichtigen, werden tatsächlich nur solche Benutzer informiert, die sich in der nächstunteren oder nächsthöheren Ebene befinden. Alternativ dazu kann man auch die Option Alle Benutzer bei jeder Änderung benachrichtigen aktivieren. Dann bekommen tatsächlich alle Benutzer eine entsprechende Nachricht.

 

Weiter geht es im Register Verzeichnisfreigaben.

Zunächst einmal bestimmt man im Feld Datenbankfreigaben den Einstiegspunkt im Seitenbaum. Interessant ist auch die Option Verzeichnisfreigaben. Denn standardmäßig sind in Entwurfsarbeitsumgebungen Verzeichnisfreigaben deaktiviert. Bei Bedarf könnt ihr hier Benutzern Zugriff auf Dateien und Bilder in der Medienverwaltung einrichten.

In der Registerkarte Veröffentlichung kann man letztendlich ein Datum bestimmen, zu dem die in der Arbeitsumgebung gemachten Einstellungen veröffentlicht und somit auch im Frontend sichtbar werden. Aber Achtung: Das funktioniert nicht von alleine. Tatsächlich müsste man dafür auf dem Server einen Cronjob einrichten.

 

Wechselt nun ins Register Stufen.

Hier könnt ihr benutzerdefinierte Stufen für die Arbeitsumgebungen definieren. Stellt sich natürlich die Frage, was es mit diesen Stufen auf sich hat. Von Hause aus gibt es lediglich zwei Stufen.

• Bearbeiten
• Bereit zum Veröffentlichen

 

Damit kommt man natürlich erst einmal hin. Früher oder später braucht man aber möglicherweise zusätzliche Stufen. So könnte man beispielsweise die Stufe Korrekturlesen anlegen. Dazu geht man folgendermaßen vor:

Klickt im Register Veröffentlichen auf Neu anlegen. In dem sich öffnenden Dialogfenster stehen einige Optionen zur Verfügung.

Zunächst einmal gibt man den Titel an. Der sollte das Ganze natürlich treffend beschreiben. Im vorliegenden Fall wird Korrekturlesen verwendet. Und dann gibt es noch das Feld Verantwortliche Personen. Gebt hier die Benutzer oder Benutzergruppen an, die für diese Stufe letztendlich verantwortlich sind. Diesen Benutzern werden dann übrigens auch E-Mail-Kommentare zugeschickt.

Definiert werden diese Kommentare im Register Benachrichtigungseinstellungen. Hier gibt es u.a. das Feld Standardkommentar für E-Mail. Das, was man hier einträgt, wird standardmäßig immer per E-Mail an die betreffenden Benutzer verschickt, wenn sich die Stufe ändert. Hier könntet ihr also beispielsweise Bitte den Text Korrektur lesen eintragen. Gibt man keinen Standardkommentar an, muss bzw. kann man diesen bei jeder Statusänderung individuell eintragen.

Weitere Angaben sind tatsächlich nicht nötig, um eine eigene Stufe anzulegen.

 

Nun aber zurück zu den Registerkarten der Workspace-Definition. Tatsächlich gibt es jetzt nur noch eine, nämlich Andere.

In dieser Registerkarte stehen allerlei allgemeine Optionen zur Verfügung, die aber für den Workspace durchaus wichtig sind. Den Anfang macht die Option Bearbeitung einfrieren. Wird diese aktiviert, können an der Arbeitsumgebung ab sofort keinerlei Änderungen mehr vorgenommen werden.

Über die Option Live-Bearbeitung von Datensätzen aus Tabellen ohne Versionierung erlauben kann man festlegen, ob im Workspace auch solche Daten bearbeitet werden können, die keine Versionierung besitzen. Bei dieser Option ist absolute Vorsicht geboten. Denn aktiviert man sie, werden die vorgenommenen Änderungen auch direkt in der Live-Ansicht und somit also im Frontend der Seite sichtbar. Üblicherweise aktiviert man diese Option nicht.

Mit der Versionierung hat auch die Option Automatische Versionierung beim Bearbeiten deaktivieren zu tun. Aktiviert man diese Option, wird von Datensätzen, die man bearbeitet, keine neue Version erzeugt. Auch von dieser Option lässt man üblicherweise die Finger.

 

Weiter geht es mit dem Auswahlfeld Tauschmodus.

Hierüber kann festgelegt werden, wie die Entwurfs- mit der Live-Ansicht "abgeglichen" werden soll. Lässt man die Voreinstellung stehen, können die Arbeitsumgebungen direkt synchronisiert werden. Dabei wird der Inhalt der Arbeitsumgebung dann jeweils mit der Live-Ansicht ausgetauscht. Die Option Swap-into-Workspace on Auto-publish wird interessant, wenn der Workspace automatisch veröffentlicht werden soll. Die entsprechenden Einstellungen dazu gibt es im Register Veröffentlichen.

Und schlussendlich kann man im Bereich Öffentlicher Zugriff festlegen, was exakt veröffentlicht werden soll. Aktiviert man die Option Publish only content in publish stage, müssen die Inhalte tatsächlich die Stufe Veröffentlichen erreicht haben, bevor sie live geschaltet werden können. Interessant ist übrigens auch die Option Only workspace owner can publish. Wird diese aktiviert, können Inhalte nur vom Workspace-Besitzer freigeschaltet werden.

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